Автоматизация работы с дебиторской задолженностью — решение для увеличения эффективности организации процесса работы в сфере ЖКХ

Проблема задолженности в сфере ЖКХ приносит много головной боли управляющим организациям. Плохая организация работы ведёт к затягиванию процесса возврата долгов, которые без должного внимания растут как на дрожжах.

Из обращений наших клиентов мы выделили основные проблемы, которые препятствуют работе и мешают вернуть долги.
— Проблема организации работы с задолженностью.
Чтобы работа по возврату просроченной задолженности шла как по маслу, нужна хорошая организация процесса. Сотрудники должны действовать слаженно, документы не должны содержать ошибок и соответствовать законодательству.
Управляющей компании в обязательном порядке нужно разработать регламент, в котором будут расписаны полномочия сотрудников, зона их ответственности.
Очень важно согласовать работу отделов компании и наладить процессы по сбору задолженности. Поэтому мы советуем прописать в регламенте не только общие правила и принципы, но и порядок взаимодействия отделов на разных этапах.

— Проблема отсутствия актуальных данных по жильцам.
Очень распространённая проблема и боль управляющих компаний — отсутствие актуальных данных по должникам и, как следствие, невозможность с ними связаться.
Контактные данные жителей могут обнаружиться в других источниках управляющей компании, например, у аварийно-диспетчерской службы после обращения жителя. Или в 1С записан адрес жителя, а в CRM — актуальная электронная почта.
Чтобы все данные жителей хранились в одном месте, нужно синхронизировать все базы, которые имеются у управляющей компании, объединить их.
С решением этой проблемы хорошо справляется ЮРРОБОТ — современная программа по работе с дебиторской задолженностью. Благодаря интеграции с различными системами все данные должников объединяются и обогащаются. 

— Отсутствие информации о точной сумме задолженности за ЖКХ.
Управляющая организация всегда должна знать точную сумму задолженности, “держать руку на пульсе”.  Эта информация важна и руководство управляющей организации должно следить за этими данными, вовремя их обновляя.  Доход управляющей организации напрямую зависит от платежей собственников: из этих денег выплачивается зарплата сотрудникам, осуществляется покупка материалов, инвентаря и техники для обслуживания дома. Таким образом, долги вредят как самой управляющей организации, так и добросовестным собственникам, которые вовремя оплачивают услуги.
Помимо этого, органы прокуратуры РФ, как правило, раз в год проверяют работу по взысканию долгов в сфере ЖКХ, согласно ст.22 Федерального закона «О прокуратуре РФ». Если такая работа не ведется или нет информации о долгах, управляющую организацию могут привлечь к административной ответственности по ст. 17.7 КоАП РФ, а это серьезный удар по репутации.

— Неверная оценка трудозатрат и сложностей при работе с дебиторской задолженностью.
Некоторые руководители управляющей организации считают, что работа с дебиторской задолженностью легка, проста и ее можно быстро выполнить одному человеку. Так ли это? Попробуем разобраться.
Работа по взысканию задолженности ведется с каждым должником в отдельности. Время и трудозатраты возрастают в разы.

Давайте подсчитаем, какой объём работы выполняют юристы:
— подготовка претензий;
— звонки и отправка сообщений должникам;
— подготовка документов для суда;
— подготовка ответов на обращения граждан;
— участие в различных судебных процессах по представлению интересов компании;
— управление рутинными административными процессами управляющей организации;
— работа с государственными органами и организациями;
— создание локально – нормативных правовых актов управляющей организации;
— проверка документов на соответствие законодательству;
— работа в рамках проверок государственных органов.

Помимо этого юрист консультирует отдел бухгалтерии, экономический отдел, отдел кадров, сотрудников, руководителей… Видите, как много работы он выполняет? Будет ли юрист качественно заниматься взысканием долгов? Скорее всего, сколько сможет, столько и сделает.

ЮРРОБОТ был создан для решения этой проблемы. Работа с долгами действительно занимает много времени, при этом очень важно не допустить ошибок при составлении документов. Наша программа полностью автоматизирует процессы взыскания дебиторской задолженности, включая звонки, создание документов и много другое.

Наши клиенты рассказали, что после внедрения ЮРРОБОТ сумма задолженности значительно уменьшилась, а внутренний оборот компании — увеличился. Юристы довольны, жалеют, что раньше такой программы не было.

— Проблема хранения истории работы с задолженностью.
Довольно распространенная проблема. Работал, например, в УК юрист, вёл учёт на бумаге или в таблице эксель. Поработал, да уволился. Хорошо, если дверью не хлопнул. Новый сотрудник, придя на место предшественника, в его записях не разобрался, и подал в суд на взыскание уже “просуженного” или выплаченного долга, нарушив законодательство и потеряв драгоценное время.

Чтобы этого не случилось, ЮРРОБОТ — программа по автоматизации работы с дебиторской задолженностью, заводит отдельную карточку на каждого должника , в которой видны все стадии работы.
Система сама определяет подсудность и реквизиты судебного участка, что ускоряет подготовку исков на взыскание задолженности в сфере ЖКХ.

ЮРРОБОТ подготовит и отправит документы в суд с помощью электронного документооборота. Если суд к ЭДО не подключен, придется воспользоваться услугами курьера или отнести их самостоятельно.

Автоматизируйте Будущее с платформой ЮРРОБОТ!