Как добавлять и работать с документами организации
Содержание:
1. Как добавлять доверенности
2. Как редактировать, удалять и просматривать доверенности
3. Как добавлять нового подписанта
4. Как добавлять документы организации
В разделе «Документы» рассмотрим подготовку документов для организации, таких как доверенности и приложения.
Для того чтобы добавить или отредактировать документы нам необходимо перейти в раздел «Организации», нажимаем на нашу организацию, переходим в раздел «Документы», и переключаемся в «Режим редактирования», который находится в правом верхнем углу окна в виде «карандаша». Переключив на «Режим редактирования», появляется возможность добавлять и редактировать документы.
Данный раздел состоит из двух типов документов:
— Доверенность
— Документы организации (документы для приложения)
В разделе «Доверенность» поддерживается добавление и работа с двумя видами доверенностей:
— Общая доверенность – доверенность, которая используется как дополнительная и при формировании документов будет прикреплена для всех сотрудников.
— Индивидуальная доверенность – доверенность прикрепляется только к выбранному сотруднику. Данный вид доверенности можно использовать и для нескольких сотрудников, которые пользуются одной ЭЦП.
Для добавления доверенности необходимо заполнить следующие поля:
— Пользователи – выбираем из списка учетные данные сотрудников, кому необходимо будет прикрепить доверенность. Одновременно можно выбрать несколько сотрудников.
— Подписант – необходимо ввести должность сотрудника, который будет подписывать документы и данные которого будут отображены в документах. Пример: Начальник службы сбора доходов ООО «ЮРРОБОТ»
— ФИО подписанта – вводим инициалы лица, от чьего имени будут формироваться и подписываться документы.
Пример: Иванов И.И., И.И. Иванов или Иванов Иван Иванович.
Формат написания на выбор.
— Дата составления – вводим дату начала полномочий по доверенности. Формат даты ДД.ММ.ГГГГ или выбираем дату в календаре.
— Срок полномочий – вводим дату окончания полномочий по доверенности. Формат даты ДД.ММ.ГГГГ или выбираем дату в календаре.
— Файл Доверенности – прикладываем файл доверенности в формате .pdf и открепленной электронно-цифровой подписью формата .sig.
Важно понимать, что все доверенности обязательно прикладываются с открепленной электронно-цифровой подписью руководителя или нотариуса.
— Подпись Подписанта – выбираем файл факсимильной подписи подписанта в формате .png, .jpg. Обязательно факсимильная подпись должна быть на прозрачном фоне.
— Организация Печать – выбираем файл факсимильной печати организации в формате .png, .jpg. Обязательно факсимильная печать должна быть на прозрачном фоне.
После заполнения всех полей, нажимаем на кнопку «Сохранить».
Для проверки или исправления загруженных документов можно отредактировать, просмотреть, скачать или удалить загруженные данные с файлами.
— Редактирование – нажимаем на кнопку в виде «карандаша», выбираем нужный файл доверенности. Для открепленной электронно-цифровой подписи нажимаем на кнопку в виде флешки, выбираем нужный файл.— Просмотр – для просмотра загруженного файла доверенности нажимаем на кнопку в виде «глаза» и файл доверенности откроется в другой вкладке. Файл открепленной подписи из-за формата при нажатии на кнопку в виде «глаза» только скачивается.
— Скачивание – для скачивания файла доверенности нажимаем на кнопку в виде «стрелки скачивания».
— Удаление – для удаления или очистки данных подписанта нажимаем на кнопку в виде «крестика». После чего данные очистятся.
Если необходимо добавить нового подписанта, переключаемся в «Режим редактирования», который находится в правом верхнем углу окна в виде «карандаша», где появляется окно ввода данных с общей доверенностью (выводится по умолчанию), заполняем все поля, описанные выше, и сохраняем.
Количество подписантов, как и общих доверенностей неограниченно.
В разделе «Документы организации» добавляем документы, которые будут необходимы для формирования или добавления в приложение.
По умолчанию в этом разделе присутствует выписка из ЕГРЮЛ организации, которая каждый вторник автоматически обновляется с ФНС.
Для добавления документа необходимо нажать на кнопку в виде «плюса», выбираем документ. Система автоматически на основе наименования файла указывает его название. Рекомендуем называть загруженные файлы корректным наименованием, так как данный документ будет выводится в печати или отображаться в приложении. Наименование файла можно изменить и отредактировать после загрузки в любое удобное время.
Приведем пример загружаемых документов в этом разделе:
— Свидетельство о регистрации юридического лица;
— Протоколы организации;
— Приказы организации;
— Постановления;
— Другие виды документов.
Количество документов для загрузки неограниченно.
